Muster-BV für KI-Bots — fertig formuliert.

Betriebsvereinbarung über den Einsatz eines KI-Bots zur Unterstützung im Recruiting

Anwendung: Bots, die Stellenanzeigen verfassen, Absage-/Eingangsbestätigungen formulieren, Interview-Leitfäden erstellen. Nicht für vollautomatische Bewerber-Auswahl (Anhang III Hochrisiko — separate BV nötig).

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Betriebsvereinbarung regelt den Einsatz des KI-gestützten Bots [Bot-Name, z.B. „Paragraphin Recruiting"] der half-work.com (Anbieter) zur Unterstützung der Personalbeschaffung im Unternehmen [Firmenname].

(2) Die BV gilt für alle Mitarbeitenden der HR-Abteilung, die den Bot nutzen, sowie für alle Personen, deren Bewerbungs-/Stellendaten der Bot verarbeitet.

§ 2 Zweckbindung

(1) Der Bot wird ausschließlich für folgende Tätigkeiten eingesetzt:

• Verfassen und Optimieren von Stellenanzeigen (AGG-konform, gendergerecht)
• Generieren von Eingangsbestätigungen und Absage-Schreiben (Templates, keine inhaltliche Bewertung)
• Erstellen von Interview-Leitfäden anhand des Anforderungsprofils
• Recherche zu Vergütungs-Benchmarks (auf Basis öffentlicher Studien)

(2) Ausdrücklich ausgeschlossen ist jeder Einsatz im Sinne des AI Act Anhang III Nr. 4 (Hochrisiko): keine automatisierte Bewerber-Vorauswahl, kein Lebenslauf-Screening mit Ranking, keine automatisierte Absage ohne menschliche Letzt-Entscheidung. Eine Einbindung in Anhang-III-Tätigkeiten erfordert eine separate BV.

§ 3 Datenverarbeitung

(1) Personenbezogene Daten von Bewerber:innen werden vom Bot nicht verarbeitet. Eingaben an den Bot beschränken sich auf abstrakte Anforderungsprofile, Funktionsbeschreibungen und Branchen-Kontext.

(2) Falls Bewerbungsdaten doch zugeführt werden (z.B. zur Erstellung individueller Absage-Texte), werden personenbezogene Daten zuvor pseudonymisiert.

(3) Der Bot speichert keine Konversationsdaten über die jeweilige Sitzung hinaus. Logs werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

§ 4 Mitbestimmung und Information (§§ 87, 90 BetrVG)

(1) Vor jeder Erweiterung des Einsatzgebiets oder bei Bot-Updates, die das Risikoprofil ändern, wird der Betriebsrat schriftlich informiert. half-work liefert dazu einen automatisch generierten BR-Diff (Trust-Center-Funktion).

(2) Der Betriebsrat hat jederzeit Einsicht in die Audit-Protokolle des Bots, einschließlich der durch die Plattform gehaltenen Hybrid-Signaturen (Ed25519 + ML-DSA-65).

(3) Bei wesentlichen Änderungen kann der Betriebsrat die Aussetzung des Bot-Einsatzes verlangen, bis eine angepasste BV vereinbart ist.

§ 5 Schutz vor Verhaltens-/Leistungskontrolle (§ 87 (1) Nr. 6 BetrVG)

(1) Es wird ausdrücklich klargestellt: Der Bot dient nicht der Überwachung oder Leistungsbewertung der HR-Mitarbeitenden, die ihn nutzen.

(2) Nutzungsdaten (z.B. „User X hat heute 4 Stellenanzeigen generiert") werden weder erhoben noch ausgewertet. Sollte eine solche Auswertung später erforderlich werden, ist eine Anpassung dieser BV zwingend.

§ 6 Transparenz und Erklärbarkeit

(1) Bot-generierte Texte (Stellenanzeigen, Absagen) werden vor der Veröffentlichung von einer HR-Mitarbeitenden gesichtet und freigegeben.

(2) Bot-generierte Texte an externe Empfänger:innen tragen einen Footer-Hinweis: „Dieser Text wurde mit Unterstützung eines KI-Systems erstellt und durch ein Mitglied unseres HR-Teams geprüft und freigegeben (EU AI Act Art. 50)." Form und Wortlaut können in Abstimmung mit BR und DSB an euer Corporate Wording angepasst werden.

§ 7 Haftung und Schadensdeckung

(1) Schäden gegenüber [Firmenname] aus fehlerhaften Bot-Outputs werden zwischen half-work und [Firmenname] nach AGB B2B § 7 reguliert: Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit unbeschränkt, ProdHaftG und Leib+Leben unbeschränkt, einfache Fahrlässigkeit bei Kardinalpflichten auf das vereinbarte Projekt-Honorar bzw. zwölf Monats-Retainer der laufenden Begleitung gedeckelt. Drittansprüche aus dem Bot-Betrieb nach Abnahme: AGB B2B § 8 (Freistellung).

(2) [Firmenname] unterhält eine eigene Cyber-/Produkthaftpflicht-Versicherung mit AI-Endorsement; die Erweiterung der Police wird durch das Compliance-Doku-Paket (DSFA, AVV, TOMs, AI-Act-Datenblatt, Audit-Trail-Sample) unterstützt, das half-work mitliefert.

(3) Eine Mitarbeitende, die einen Bot-Output ungeprüft an Dritte weiterleitet, haftet im Rahmen ihrer arbeitsvertraglichen Fürsorgepflichten.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Die BV tritt am [Datum] in Kraft und gilt unbefristet. Beide Seiten können sie mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende kündigen.

(2) Bei Kündigung wird der Bot-Einsatz mit Ablauf der Frist eingestellt; bestehende Cyber-Versicherungs-Deckungen des Auftraggebers laufen gemäß den jeweiligen Police-Bedingungen weiter.

[Ort, Datum] · Geschäftsleitung [Firmenname] · Betriebsrat [Firmenname] · Datenschutzbeauftragte:r [Firmenname]

Betriebsvereinbarung über den Einsatz eines KI-Onboarding-FAQ-Bots

Anwendung: Bots, die Standard-Fragen neuer Mitarbeitender beantworten (Zugangskarten, Parken, Urlaubsanträge, Bescheinigungen, Wer-ist-wer). Niedrige Risikoklasse, breite Akzeptanz.

§ 1 Geltungsbereich

Diese BV regelt den Einsatz des Onboarding-FAQ-Bots [Bot-Name] zur Beantwortung wiederkehrender administrativer Anfragen neuer und bestehender Mitarbeitender im Unternehmen [Firmenname].

§ 2 Zweckbindung

(1) Der Bot beantwortet ausschließlich Fragen zu folgenden Themen: Arbeitsplatz/Zugang/Parken, Urlaubsanträge und Krankmeldungs-Prozess, Bescheinigungs-Anforderungen (Arbeitgebernachweis, Lohnsteuerbescheinigung), Wer-ist-wer im Unternehmen, betriebliche Standards und Prozesse.

(2) Bei Fragen außerhalb dieses Katalogs eskaliert der Bot automatisch an die zuständige HR-Mitarbeitende.

(3) Der Bot trifft keine personenbezogenen Entscheidungen iSv DSGVO Art. 22 und ist kein Hochrisiko-System nach AI Act Anhang III.

§ 3 Datenverarbeitung

(1) Konversationen werden 14 Tage zu Qualitätszwecken gespeichert, dann automatisch gelöscht.

(2) Inhalte einer Konversation, die der Bot zur Eskalation an HR weiterleitet, werden mit dem Hinweis „Bot-Eskalation" gekennzeichnet — der Empfangende sieht den ursprünglichen Wortlaut der Frage.

(3) Mitarbeitende können jederzeit verlangen, dass ihre Konversationsdaten gelöscht werden (Art. 17 DSGVO). Die Löschung erfolgt binnen 7 Tagen.

§ 4 Mitbestimmung (§ 87 BetrVG)

(1) Der Bot dient nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle iSv § 87 (1) Nr. 6 BetrVG. Auswertungen pro Person (z.B. „Wie oft fragt MA X den Bot?") werden technisch nicht erhoben.

(2) Aggregierte, anonymisierte Statistiken zur Bot-Nutzung (z.B. „Welche Fragen werden am häufigsten gestellt?") werden quartalsweise dem Betriebsrat berichtet.

(3) Der BR hat jederzeit Zugriff auf die Audit-Protokolle und kann verlangen, dass der Bot bestimmte Themen nicht mehr beantwortet.

§ 5 Transparenz

(1) Beim Start jeder Bot-Konversation erscheint der Hinweis: „Du chattest mit einem KI-Bot. Komplexe Fragen werden an [HR-Kontakt] eskaliert."

(2) Mitarbeitende können jederzeit „menschlich beantworten lassen" wählen — dann übernimmt HR die Beantwortung in der nächsten Verfügbarkeit.

§ 6 Haftung und Schadensdeckung

(1) Schäden aus Bot-Outputs werden zwischen [Firmenname] und half-work nach AGB B2B § 7 reguliert (Vorsatz/grobe Fahrlässigkeit unbeschränkt; einfache Fahrlässigkeit bei Kardinalpflichten auf das vereinbarte Projekt-Honorar bzw. zwölf Monats-Retainer der laufenden Begleitung gedeckelt). Drittansprüche aus dem Bot-Betrieb nach Abnahme: AGB B2B § 8 (Freistellung).

(2) [Firmenname] unterhält eigene Cyber-Police mit AI-Endorsement; das Compliance-Doku-Paket von half-work unterstützt die Police-Erweiterung.

§ 7 Laufzeit

Diese BV tritt am [Datum] in Kraft, gilt unbefristet, kündbar mit 3 Monaten Frist zum Monatsende.

[Ort, Datum] · Geschäftsleitung · Betriebsrat · DSB

Betriebsvereinbarung über den Einsatz eines KI-Bots mit Zugriff auf HR-Wissen / Personalakte (RAG-Bot)

Anwendung: Bots, die strukturiertes HR-Wissen (Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, eigene Policies) — und ggf. Personalakten-Inhalte — auf Anfrage durchsuchen. Mitbestimmungs-relevant nach § 87 (1) Nr. 6 BetrVG.

§ 1 Geltungsbereich

Diese BV regelt den Einsatz des KI-Bots [Bot-Name] zur Suche und Aggregation von HR-Wissen im Unternehmen [Firmenname], einschließlich des Zugriffs auf personenbezogene Daten in Personalakten (sofern aktiviert, siehe § 3).

§ 2 Zweckbindung

(1) Der Bot beantwortet Fragen zu: betrieblichen Regelungen (BVs, Tarifverträge, Policies), arbeitsrechtlichen Standardthemen, eigenen Vertrags- und Bescheinigungs-Mustern, ggf. Personalakte-Suche (siehe § 3, opt-in).

(2) Ausdrücklich ausgeschlossen: jede Bewertung von Mitarbeitenden, Performance-Scoring, Beförderungs-Empfehlungen, Trennungs-Empfehlungen — auch nicht „beratend". Diese Tätigkeiten fallen unter AI Act Anhang III Hochrisiko und sind durch separate BV zu regeln.

§ 3 Personalakten-Zugriff (opt-in pro Mitarbeitende:r)

(1) Der Zugriff des Bots auf Inhalte einer Personalakte ist standardmäßig deaktiviert. Eine Aktivierung erfolgt nur:

• für Anfragen zur eigenen Akte (auf Anfrage der/des Betroffenen, Art. 15 DSGVO)
• für HR-Use-Cases, die im Anhang dieser BV abschließend aufgeführt sind und vom Betriebsrat gemäß § 87 (1) Nr. 6 BetrVG ausdrücklich zugestimmt wurden

(1a) Personalakten enthalten regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten iSv Art. 9 DSGVO (Gesundheits-, Religions-, Gewerkschafts-Daten). Die Verarbeitung ist nur zulässig auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG (Arbeitsverhältnis-Kontext) oder Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Beschäftigten-Verarbeitung mit Schutzmaßnahmen). Die zulässige Rechtsgrundlage wird im Anhang pro Use-Case dokumentiert.

(1b) Vor jeder Aktivierung eines neuen HR-Use-Cases — auch innerhalb der im Anhang vorgesehenen Kategorien — erfolgt eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Abs. 3 lit. b DSGVO; das Ergebnis wird dem Betriebsrat zur Stellungnahme vorgelegt, bevor die Aktivierung wirksam wird.

(2) Jede Personalakten-Anfrage wird in einem manipulationssicheren Audit-Log dokumentiert (Hybrid-Signatur). Der Betriebsrat kann jederzeit Einsicht nehmen.

(3) Mitarbeitende werden quartalsweise informiert, ob ihre Personalakte vom Bot abgefragt wurde, und ggf. zu welchem Zweck.

§ 4 Mitbestimmung und Überwachungseinrichtung (§ 87 (1) Nr. 6 BetrVG)

(1) Der Einsatz des Bots fällt unter § 87 (1) Nr. 6 BetrVG, da er prinzipiell geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsdaten von Mitarbeitenden zu erheben.

(2) Der Bot wird so konfiguriert, dass keine personenbezogenen Auswertungen über Bot-Nutzer:innen oder Bot-Subjekte erstellt werden, die nicht durch diese BV oder eine konkrete spätere BV ausdrücklich genehmigt sind.

(3) Der Betriebsrat hat einen permanenten Lese-Zugang zur Audit-Plattform und einen Sitz im Plattform-Compliance-Review (Quartalsmeeting).

§ 5 DSGVO Art. 22 — Schutz vor automatisierten Entscheidungen

(1) Der Bot trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder erheblich beeinträchtigender Wirkung iSv Art. 22 DSGVO.

(2) Bot-generierte Empfehlungen oder Vorschläge sind unverbindlich und werden ausschließlich von HR-Mitarbeitenden in eigener Verantwortung gewichtet und umgesetzt. Eine reine Übernahme („Rubber-Stamping") ohne substanzielle menschliche Prüfung ist ausdrücklich untersagt.

§ 6 Datenschutz

(1) Es gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters (half-work.com/datenschutz.html) sowie der Auftragsverarbeitungs-Vertrag (Anlage 1 dieser BV).

(2) Personenbezogene Daten werden ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet (Netcup GmbH, Deutschland). Soweit für den konkreten Use-Case ein externer Modell-Anbieter erforderlich ist, wird dieser im Anhang pro Use-Case mit Standort, Auftragsverarbeitungs-Vertrag und ggf. DPF-/SCC-Grundlage dokumentiert.

(3) Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) liegt vor (Anlage 2) und wird jährlich aktualisiert.

§ 7 Haftung und Schadensdeckung

(1) Schäden aus Bot-Outputs werden zwischen [Firmenname] und half-work nach AGB B2B § 7 reguliert (Vorsatz/grobe Fahrlässigkeit unbeschränkt; einfache Fahrlässigkeit bei Kardinalpflichten auf das vereinbarte Projekt-Honorar bzw. zwölf Monats-Retainer der laufenden Begleitung gedeckelt). Drittansprüche aus dem Bot-Betrieb nach Abnahme: AGB B2B § 8 (Freistellung).

(2) [Firmenname] unterhält eine Cyber-/Produkthaftpflicht-Versicherung mit AI-Endorsement, deren Konditionen dem BR auf Anfrage offengelegt werden. Die AI-Endorsement-Erweiterung wird durch das Compliance-Doku-Paket von half-work unterstützt.

§ 8 Laufzeit, Aussetzung

(1) Diese BV tritt am [Datum] in Kraft und gilt unbefristet. Kündigung mit 6 Monaten Frist zum Monatsende.

(2) Bei Verdacht auf BV-Verstoß kann der Betriebsrat die sofortige Aussetzung des Bot-Einsatzes verlangen. Der Bot wird binnen 24 Stunden technisch deaktiviert; die Klärung erfolgt im Anschluss.

[Ort, Datum] · Geschäftsleitung · Betriebsrat · Datenschutzbeauftragte:r · ggf. Konzernbetriebsrat